Wet Bescherming Persoonsgegevens

Privacy

De Universiteit van Amsterdam (UvA) verzamelt allerlei persoonsgegevens van medewerkers en studenten. Deze gegevens worden op verschillende plekken binnen de UvA vastgelegd.

Via dit bericht willen we u meer vertellen over wat persoonsgegevens zijn, hoe ze beschermd worden, waar ze worden vastgelegd en wat er verder mee wordt gedaan.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon. Het gaat dus om gegevens als naam, adres en woonplaats, maar bijvoorbeeld ook partnergegevens, burgerlijke staat, werkplaatsgegevens, bankrekeningnummer en gegevens over ziekte en verzuim vallen hier onder.

De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt hoe er met persoonsgegevens moet worden omgegaan. Om deze wet te implementeren is in oktober 2003 bij Bestuurlijk Juridische Zaken het project bescherming persoonsgegevens gestart. Het projectteam heeft de eenheden en faculteiten in 2003/2004 bezocht om te inventariseren van welke bestanden met persoonsgegevens er gebruik wordt gemaakt. Voorbeelden van bestanden zijn de personeelsadministratie (SAP HR), het studenteninschrijfsysteem (ISIS) en de Menukaart Arbeidsvoorwaarden.

Functionaris Gegevensbescherming

Een groot aantal bestanden met persoonsgegevens dient gemeld te worden. Aan de UvA is een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld die de meldingen verwerkt en publiceert. De FG treedt voor de UvA in de plaats van het landelijk College Bescherming persoonsgegevens (CBP). De FG is een onafhankelijk functionaris die ook klachten betreffende persoonsgegevens in behandeling neemt. Het College van Bestuur heeft het hoofd Juridische Zaken aangewezen als FG.

Melding

Het is belangrijk dat de meldingen goed verlopen. De verantwoordelijkheid voor de melding van gegevensbestanden ligt bij de decanen van de faculteiten en de hoofden van de overige (concern)eenheden. Deze heeft de werkzaamheden op dit gebied ondergebracht bij de contactpersoon bescherming persoonsgegevens. Het niet naleven van de wettelijke verplichtingen, waaronder de melding, kan leiden tot claims van medewerkers of studenten, of boetes en maatregelen door het College Bescherming Persoonsgegevens, de toezichthouder op de uitvoering van de wet.

De UvA mag de persoonsgegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor zij verzameld zijn. Het projectteam brengt een bezoek aan alle faculteiten en eenheden en gaat na of aan deze verplichting is voldaan. De meeste gegevensverzamelingen liggen voor de hand: een bankrekeningnummer is nodig om het salaris over te maken en gegevens betreffende ziekte en verlof zijn nodig voor bedrijfsmedische zorg en het uitvoeren van personeelszaken.

Inmiddels zijn de volgende gegevensbestanden aangemeld:

1. Personeelsadministratie (SAP HR), melding gedaan door het Administratief Centrum;

2. Studentvolgsysteem (STAP!), melding gedaan door de Faculteit der Economie en Econometrie;

3. Studenteninschrijf- en studievoortgangssysteem (Progress), melding gedaan door de Faculteit der Economie en Econometrie;
4. Administratie hoge ziektekosten (ZNU B), melding gedaan door het Administratief Centrum;
5. Salaris- en loonadministratie (PeRCC en IPA), melding gedaan door het Administratief Centrum;
6. Menukaart Arbeidsvoorwaarden, melding gedaan door het Administratief Centrum;
7. Administratie van onderzoek en promoties (Metis), melding gedaan door het Administratief Centrum;
8. Uitkeringenadministratie voor medewerkers met recht op een (wachtgeld)uitkering i.v.m. ontslag voor 1/1/’01, melding gedaan door het Administratief Centrum;
9. Post- en dossierregistratiesysteem (Corsa), melding gedaan door Algemene Zaken (Documentatie en Informatievoorziening);
10. Debiteuren- en crediteurenadministratie; financieel informatiesysteem (SAP Fi/Co), melding gedaan door het Administratief Centrum;
11. Personeelsadministratiesysteem (DISK), melding gedaan door de Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen;
12. Postarchiveringssysteem (DECOS), melding gedaan door de Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen;
13. Verlofkaart, melding gedaan door de Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen;
14. Salarissysteem interne kostenberekening (Natsal), melding gedaan door de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica;
15. Postarchiveringssysteem (DECOS), melding gedaan door de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica;
16. Bedrijfsgezondheidskundig Informatiesysteem (BGIS), melding gedaan door de interne Arbo- en Milieudienst;
17. Patiëntenadministratie (Actium), melding gedaan door de Faculteit der Tandheelkunde;
18. Postarchiveringssysteem (DECOS), melding gedaan door de Faculteit der Rechtsgeleerdheid;
19. Studentenadministratie, inschrijving en studievoortgang (ISIS I&D en S&S), melding gedaan door het Administratief Centrum;
20. Postarchiveringsssysteem (Hotdocs), melding gedaan door de Universiteitsbibliotheek;
21. Lenersbestand (OUS/PICA), melding gedaan door de Universiteits-bibliotheek;
22. Administratiesysteem van alumni, medewerkers, leden van aan de UvA gelieerde verenigingen en geïnteresseerden in de UvA (KUN CRM), melding gedaan door Algemene Zaken (Bureau Alumnirelaties en Universiteitsfonds);
23. Database FB, melding gedaan door het Facilitair Bedrijf;
24. Post- en dossierregistratiesysteem (Corsa), melding gedaan door het Facilitair Bedrijf;
25. Universitair Verkiezingen Systeem, melding gedaan door het Informatiseringscentrum;
26. Onderwijsgids UvA, melding gedaan door het Informatiseringscentrum;
27. Helpdesk Expert Automation Tool (HEAT), melding gedaan door het Informatiseringscentrum;
28. Gids Telefonistes / ABRI, melding gedaan door het Informatiseringscentrum;
29. LDAP Server (Sun Java System Directory Server), melding gedaan door het Informatiseringscentrum;
30. Microsoft Windows Active Directory, melding gedaan door het Informatiseringscentrum;
31. Blackboard Learning and Community Portal System, melding gedaan door het Informatiseringscentrum;
32. Database ISHSS, melding gedaan door de International School for Humanities and Social Sciences;
33. Postarchiveringssysteem ISHSS, melding gedaan door de International School for Humanities and Social Sciences;
34. Congresdeelnemersbestand (Eventure), melding gedaan door Bureau Communicatie;
35. Dr. Clavanbank, melding gedaan door Bureau Communicatie;
36. Ruimteregistratie (Planon), melding gedaan door het Expertisecentrum Middelen;
37. UvA Enrollment Monitor, melding gedaan door Algemene Zaken (Bureau Bestuurlijke Informatie).
38. Uitwisselingsstudentenadministratie (BIS-IS), melding gedaan door Studenten Services;
39. Administratie van buitenlandse studenten (OSIRIS), melding gedaan door Studenten Services;
40. Patiëntenadministratie Bureau Studentenhuisartsen en huisartsenpraktijk "Huisartsen Oude Turfmarkt", melding gedaan door Bureau Studentenartsen;
41. Relatie-administratiesysteem (SAP/CRM), melding gedaan door Bureau Communicatie;
42. Beelden Videocameratoezicht, melding gedaan door de Universiteitsbibliotheek;
43. Postregistratiesysteem, melding gedaan door het Instituut voor de Lerarenopleiding;
44. Salarissysteem Interne Kostenberekening, melding gedaan door het Instituut voor de Lerarenopleiding;
45. Personeelsadministratie, melding gedaan door het Instituut voor de Lerarenopleiding;
46. Studentenregistratie IGO, melding gedaan door het Instituut voor de Lerarenopleiding;
47. Post- en dossierregistratiesysteem (Corsa), melding gedaan door de Arbo- & Milieudienst;
48. Relatiebestand Afdeling Mediastudies, melding gedaan door de Faculteit der Geesteswetenschappen;
49. Database Contractonderwijs, melding gedaan door de Faculteit der Geesteswetenschappen;
50. Applicatie Persoonlijke Webpagina's medewerkers FGW, melding gedaan door de Faculteit der Geesteswetenschappen;
51. Grades Totaller, melding gedaan door de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica;
52. Docentenportfolio, melding gedaan door de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica;
53. Ontwikkeling motivatie van vmbo-leerlingen, melding gedaan door het SCO-Kohnstamm Instituut;
54. Sociale competenties gemeten (Amsterdams basisonderwijs), melding gedaan door het SCO-Kohnstamm Instituut;
55. Het effect van de schakelklas, melding gedaan door het SCO-Kohnstamm Instituut;
56. Evaluatie waarden en normen en sociale competentie, melding gedaan door het SCO-Kohnstamm Instituut;
57. Alumni-enqueteersysteem, melding gedaan door
de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica;
58. Album Academicum Amstelodamense, melding gedaan door de Universiteitsbibliotheek;
59. Beveiligingssysteem, melding gedaan door ACTA;
60. PrO Loopbanen, melding gedaan door het SCO-Kohnstamm Instituut;
61. Data-analyse voor wetenschappelijk onderzoek, melding gedaan door de Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen;
62. Amsterdam Pink Panel, melding gedaan door de Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen;
63. Subject Pool Psychologie, melding gedaan door de Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen;

De meldingen kunnen ingezien worden bij de Functionaris Gegevensbescherming.

Gepubliceerd door  Universiteit van Amsterdam

23 september 2014