Een hele operatie en er gebeurt dan ook veel achter de schermen om deze overstap goed te laten verlopen. Docenten worden vanuit de faculteit/opleiding begeleid en verder geïnformeerd in de overstap van TestVision naar Ans Exam.

Maatwerk

Omdat iedere faculteit, en in sommige gevallen zelfs iedere opleiding binnen een faculteit, andere wensen en eisen heeft over digitaal toetsen, is de implementatie maatwerk. Ook voor het overzetten van de vragen heeft de nieuwe leverancier oplossingen op maat gemaakt. Het bleek namelijk niet altijd mogelijk om tentamenvragen automatisch te migreren. Hiervoor is een speciale importtool ontwikkeld zodat het grootste deel van de vragen wel in bulk kon verhuizen. De overige lastige vraagstukken werden door een team van technisch experts opgepakt.

Samenwerken is essentieel

Ondanks slimme technische oplossingen is het meeste werk dat verzet moet worden nog altijd een kwestie van ‘mensenwerk’ en is een goede samenwerking tussen alle partijen essentieel. Per faculteit is er een expertteam aangesteld, dat een centrale rol inneemt. Samen met het projectteam, het technisch team, ICTO-coördinatoren en met ondersteuning van team Toetsen van FS wordt per faculteit bekeken wat er nodig is om de overgang soepel te laten verlopen. Rob van den Heuvel is als projectleider vanaf het eerste uur betrokken bij de implementatie van Ans Exam: “We merken een grote betrokkenheid van de expertteams om de implementatie tot een succes te maken. Ze hebben veel expertise met digitaal toetsen en geven waardevolle feedback. Een goede wisselwerking helpt enorm. De expertteams weten wat er nodig is. Zij informeren en begeleiden de docenten in de overstap naar Ans”.

De eerste indrukken

De afgelopen periode zijn diverse collega’s echt aan de slag gegaan in Ans. ICTO-coördinatoren Peter van Dijk en Lisanne van den Boomen (FMG) zijn vanwege hun functie vroeg betrokken in het proces. Lisanne: “Toen wij hoorden dat het Ans was geworden waren we enthousiast; dit systeem biedt ons kansen op nieuwe inzichten en verbeteringen. Het huidige toetssysteem is op een aantal vlakken niet direct intuïtief. De UX (gebruikerservaring, red.) is bij Ans een stuk beter”.

Peter ziet vooral de voordelen van betere koppelingen met bestaande systemen zoals de digitale leeromgeving Canvas. Maar ze erkennen beiden dat het voor sommige gebruikers, met name docenten, ook wel even wennen zal zijn. “Ans heeft bijvoorbeeld geen mappenstructuur, maar werkt voornamelijk met tags. Daardoor moet je op een andere manier dingen opzoeken,” aldus Peter. Ze snappen dus dat niet iedereen staat te juichen om een nieuw systeem.

Het goede nieuws is dat de overeenkomst met Ans Exam minimaal voor 6 jaar loopt, met een maximale uitloop tot 15 jaar.  Kortom: de komende jaren kunnen we ons goed verdiepen in en gebruik maken van Ans!

FNWI als proeftuin

Omdat er bij de FNWI al met Ans werd gewerkt en omdat zij voor relatief veel toetsen maatwerk nodig hadden, is ervoor gekozen om hier te starten met de migratie. Gerrit Oomens is als programmamanager onderwijsinformatiesystemen nauw betrokken. “Vijf jaar geleden werkten wij voor de papieren tentamens al met Ans. Ans ontwikkelde zich als leverancier steeds verder. Wij zijn dus blij met de komst van Ans als aanbieder van alle digitale toetsen. Onze ervaring is dat het gebruiksvriendelijk is en docenten kunnen er ook goed mee overweg.”

Afgelopen zomer heeft de FNWI al een start gemaakt met het migreren van de eerste toetsvragen. “We hebben toen aan docenten gevraagd of ze al mee wilden verhuizen. Ruim 80% stond daar toen positief tegenover dus daarmee zijn we aan de slag gegaan. Het heeft zeker geholpen dat Ans bij de meesten al bekend was, dat maakte de drempel iets lager.” De reactie van de docenten is ook overwegend positief. “Met name het aanmaken van nieuwe vragen is in het nieuwe systeem een stuk makkelijker.”

Afscheid TestVision

Bij alle faculteiten wordt TestVision uitgefaseerd en worden de tentamens vanaf 1 september 2024 met Ans Exam afgenomen. TestVision blijft nog wel tot en met augustus 2025 beschikbaar als archieffunctie om tentamenvragen, afgelegde toetsen en resultaten in te kunnen zien, maar dus zonder toetsafnames.

E-learning

Voor diegenen die straks met Ans moeten gaan werken, maar dit nog nooit hebben gedaan is er een E-learning omgeving gemaakt. Deze is zowel in het Nederlands als Engels beschikbaar. De E-learning bestaat uit verschillende modules en vormt een onderdeel van het gehele opleidingstraject van de toekomstige Ans-gebruikers.

Tot slot

De komende periode zullen diverse faculteiten al de eerste toetsen in Ans gaan afnemen om ervaring op te doen. In een volgend artikel zullen we hier aandacht aan besteden over de resultaten en de bevindingen.