In het algemene UvA-Privacy statement vind je informatie over de doelen en werkwijze met betrekking tot persoonsgegevens die via de UvA-website(s) worden verkregen (waaronder tevens www.auf.nl). Wij kunnen het Privacy statement van tijd tot tijd aanpassen. Dit Privacy statement is voor het laatst gewijzigd op 16  juli 2026.

1. Over de UvA

Het College van Bestuur van de UvA is voor de verwerkingen die in dit Privacy statement aan de orde komen de verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Dit houdt in dat de UvA beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze. De UvA is verantwoordelijk voor een zorgvuldige en behoorlijke verwerking van uw persoonsgegevens.

De UvA is gevestigd aan het Spui 21, 1012 WX te Amsterdam. Ons postadres is Postbus 19268, 1000 WX Amsterdam. Met vragen kun je een e-mail sturen naar data-crm@uva.nl. Met specifieke klachten kun je de Functionaris Gegevensbescherming benaderen door te mailen naar fg@uva.nl. 

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens van alumni en donateurs. Onder een alumnus verstaan wij iedereen die aan de UvA een studie heeft afgerond en hiervoor een diploma heeft behaald. De UvA beschikt over persoonsgegevens van al haar alumni. Deze verkrijgt ze bij inschrijving, en verzamelt ze gedurende de studie. Deze gegevens worden bewaard in SIS, waarna ze via een koppeling gedeeld worden met de alumnidatabase in Microsoft Dynamics.

Onder donateur wordt verstaan: eenieder die aan het Amsterdams Universiteitsfonds (hierna: “AUF”) een geldbedrag heeft gedoneerd of voornemens is om een geldbedrag te doneren. Het AUF is een steunstichting van de UvA. Het AUF werft en beheert fondsen met als doel de behartiging van de belangen van de UvA en allen die bij de universiteit betrokken zijn. Daarvoor benadert zij UvA alumni. Niet alle alumni zijn donateurs, en niet alle donateurs zijn alumni, maar er bestaat wel een grote overlap tussen deze groepen. Om die reden richt deze verklaring zich tot beide.

De verklaring richt zich daarnaast ook tot voormalige contractanten en uitwisselingsstudenten.

In opdracht van de Amsterdamse Alumni Vereniging (AUV) verzorgt de UvA ook de ledenadministratie van de alumni die lid zijn van het AUV. Hiervoor is de UvA niet zelf Verwerkingsverantwoordelijk, maar de AUV. De AUV is te bereiken via auv@uva.nl.

Alumni (waaronder ook voormalige contractanten en uitwisselingsstudenten)

• Voor-en achternaam, voorletter
• Aanhef en titels
• Gender (m/v/x)
• Geboortedatum en overlijdensdatum
• Woon- en of correspondentieadres
• Telefoonnummers
• E-mailadres
• Contacthistorie (ontvangen donatieverzoeken, lees- en klikgedrag mailings, contactmomenten, bounces, reacties) 
• Communicatievoorkeuren (af- en aanmeldingen)
• Functietitel/ Industrie/Bedrijfsnaam/Organisatie
• Land/Regio/Plaats
• Studierichting
• Diplomagegevens
• Nationaliteit  
• Lidmaatschap alumnivereniging
• Vrijwilligersfuncties (voor UvA)

Donateurs

• Rol (bijv. in welke sector werkzaam)  
• Relatie met AUF (bijv. insteller van een Fonds op Naam) 
• Prospectinformatie (uit gespreksverslagen of informatie uit publieke bronnen, zoals Quote) 
• Persoonlijke voorkeuren en interesses, bijv. interesse in nalaten of vrijwilligerswerk voor AUF  
• Evenementhistorie (bezochte fondsenwervingsevenementen)
• Donatiebedrag in €
• Donatiedatum
• Type donatie (eenmalig, structureel, periodieke schenkingsovereenkomst of nalatenschap)
• Frequentie (eenmalig, doorlopend of voor specifieke termijn)
• Doelbestemming (waaraan wordt het besteed)
• Betaalmethode (iDeal, SEPA incassomachtiging, bankoverschrijving, etc.) 
• Bankgegevens (IBAN)
• Bron (aanleiding donatie, bijv. welke campagnemailing)
• Machtigingskenmerk (in geval van incasso, verplicht volgens SEPA richtlijnen) 
• Transactienummer (in geval van periodieke schenking, verplicht voor Belastingdienst)

LinkedIn Sales Navigator

De UvA gebruikt LinkedIn Sales Navigator om profielinformatie van alumni op LinkedIn te raadplegen (zoals huidige functie, werkgever en sector en werkplaats) en daarmee haar eigen gegevens actueel te houden. Dit betreft alleen zakelijke gegevens.  

De UvA is voor deze verwerking verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. LinkedIn is een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor het platform en de verwerking van profielinformatie en hanteert een eigen privacyverklaring.

De verwerking van LinkedIn‑profielinformatie is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG) om onze alumniregistraties actueel te houden en onze communicatie en fondsenwerving af te stemmen op de professionele situatie van onze alumni. Je kunt bezwaar maken bij de UvA tegen het gebruik van jouw LinkedIn‑gegevens voor deze doeleinden door te mailen naar data-crm@uva.nl. Daarnaast is het mogelijk om in je LinkedIn gebruiksinstellingen aan te geven dat je niet wilt dat LinkedIn gegevens deelt met andere partijen.

LinkedIn maakt géén gebruik van de gegevens uit de alumnidatabase voor hun eigen doeleinden.

3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Onder de AVG mogen gegevens alleen verwerkt als dat noodzakelijk is voor specifieke, nader omschreven doelen. De gegevens van alumni en donateurs verwerkt de UvA voor de volgende doeleinden:

Verdere verwerking, en geautomatiseerde besluitvorming

Jouw persoonsgegevens zullen niet zonder jouw toestemming verder worden verwerkt voor een doel dat niet verenigbaar is met het bovenstaande.

We nemen geen beslissingen over jou die volledig automatisch worden gemaakt en die juridische gevolgen voor jou hebben of je anders op een belangrijke manier raken.

4. Op welke grondslag is de verwerking gebaseerd?

Om jouw persoonsgegevens te mogen verwerken, moet de verwerking zijn gebaseerd op één van de grondslagen uit de AVG. In het geval van het contact met alumni is dat de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’. In het geval van het contact met donateurs is dat een combinatie tussen het uitvoeren van een overeenkomst (voor zover het de transactie van de donatie betreft) en het gerechtvaardigd belang, (voor zover het fondsenwerving door het Universiteitsfonds betreft). Het bewaren van je diploma- en studiegegevens is gebaseerd op een wettelijke verplichting waaraan de UvA gehouden is. Jouw donatiegegevens bewaren we op basis van fiscale wetgeving.

5. Nieuwsbrieven

De UvA houdt contact met alumni via vier verschillende mailings, over activiteiten en ontwikkelingen binnen de universiteit en aanverwante organisaties. Hieronder staat kort beschreven wat het onderwerp is van elk;

• Nieuwsbrieven, uitnodigingen voor evenementen en informatie over universitaire zaken;
• Donateursinformatie van het Amsterdams Universiteitsfonds (AUF);
• Fondsenwervende mail van het Amsterdams Universiteitsfonds (AUF);
• Nieuwsbrief van de Amsterdamse Universiteits-Vereniging (AUV), de alumnivereniging van de UvA.

Je kunt je per afzonderlijke mailing uitschrijven. Afmelden kan via de afmeldlink onderaan de betreffende e-mail of door je voorkeuren aan te passen via de pagina voor het wijzigen van uw alumni-gegevens. Na afmelding ontvang je geen e-mails meer binnen de categorie waarvoor je

6. Aan wie verstrekt de UvA persoonsgegevens?

Wij delen jouw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het beheren van onze alumnirelaties en het verwerken van jouw donatie (zoals met het fonds, project of de instelling waaraan je doneert), wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer jij ons daar toestemming voor hebt gegeven.

Wij maken daarbij gebruik van dienstverleners die persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht verwerken (verwerkers), zoals IT‑dienstverleners, leveranciers van onderzoeks‑ en analysetools en partijen die onze administratieve processen ondersteunen. Met deze verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin zij verplicht worden om passende beveiligingsmaatregelen te treffen en de gegevens niet voor eigen doeleinden te gebruiken. Deze verwerkers kunnen onder voorwaarden ook subverwerkers inschakelen.  In onze privacydocumentatie houden wij een overzicht bij van onze belangrijkste (sub)verwerkers. U kunt hierover contact met ons opnemen via avg@uva.nl.

Doorgifte naar landen buiten de Europese Economische Ruimte

Voor de opslag van gegevens maakt de UvA gebruik van Microsoft Dynamics. Microsoft Dynamics is een Amerikaans bedrijf. De UvA maakt gebruik van de Europese servers, en heeft met Microsoft Dynamics de zogenaamde Standard Contractual Clauses afgesloten, die voorzien in afspraken om de privacy van Europese burgers te waarborgen.

7. Fondsenwerving

De UvA contacteert haar alumni voor het werven van fondsen. Dit laat zij doen door het AUF, dat hiervoor als aparte steunstichting in het leven is geroepen. De fondsenwerving voor het AUF wordt volledig gedaan door UvA medewerkers . Het AUF beheert de fondsen van verschillende aan de UvA gelieerde goeden doelen. Wanneer een alumnus donateur wordt, deelt het fonds de contactgegevens van de donateur met het goede doel, zodat het goede doel zelf met de donateur in contact kan treden. De goede doelen waar het Amsterdams Universiteitsfonds momenteel mee samenwerkt zijn:  

• Allard Pierson
• Spui25
• Het Sweelinck Orkest
• Bike Kitchen

Bij het werven van fondsen via telefonische benadering houdt het AUF zich aan de Code Telemarketing. Dit betekent onder meer dat alleen bestaande donateurs of oud-donateurs gebeld kunnen worden - tot drie jaar na het beëindigen van hun donateursrelatie. De UvA maakt voor haar fondsenwerving geen gebruik van automatische besluitvorming via algoritmes. Wel delen we donateurs op basis van hun eerdere donaties op in groepen, zodat we onze communicatie in het kader van fondsenwerving beter kunnen afstemmen.

Bovenstaande goede doelen zijn zelfstandig verantwoordelijk onder de AVG voor de verwerking van persoonsgegevens van donateurs.

8. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Logging en monitoring

• Vastlegging van toegang en wijzigingen in de systemen.
• Gerichte monitoring op ongebruikelijke of ongeautoriseerde toegangspogingen.

Veilige inrichting van systemen en netwerken

• Up-to date software en beveiligingsupdates.

• Segmentatie van het netwerk en beperking van externe toegang tot deze systemen.

Dataminimalisatie en doelbinding

• Alleen die gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor donateurs- en alumni­beheer.
• Beperking van interne doorgifte tot wat strikt nodig is voor de betreffende werkzaamheden.

Bewaartermijnen en verwijdering

• Toepassing van vastgestelde bewaartermijnen.
• Beveiligde verwijdering of anonimisering van gegevens die niet langer nodig zijn.

Afspraken met externe partijen

• Verwerkersovereenkomsten met externe dienstverleners die donateurs- of alumni­gegevens verwerken, inclusief beveiligings- en audit­afspraken.

Bewustwording en training

• Instructies en trainingen voor medewerkers over zorgvuldig omgaan met donateurs- en alumni­gegevens, inclusief phishing en datalekpreventie.

Incidentmanagement

• Procedures voor het melden, onderzoeken en (indien nodig) melden van datalekken conform het interne beleid en de AVG.

9. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

De UvA bewaart jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG. Dat wil zeggen dat gegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn. Persoonsgegevens waar een wettelijke bewaartermijn voor geldt, verwijderen we op het moment dat deze bewaartermijn is verstreken.

De UvA bewaart studie- en diplomagegevens van alumni volgens de termijn die voorgeschreven is in de wet en de bijbehorende selectielijst.

Contactgegevens van alumni en donateurs bewaart de UvA zolang de alumnus of donateur op de hoogte gehouden wil worden van nieuws en ontwikkelingen. .

Informatie over donaties wordt levenslang bewaard, tenzij het reguliere donaties betreft van  personen die géén alumnus zijn. In dit geval worden gegevens 10 jaar na de laatste donatie geanonimiseerd.

Na aflopen van de bewaartermijn worden de financiële gegevens geanonimiseerd. Dat wil zeggen dat donatiegegevens niet volledig worden verwijderd maar wel de koppeling tussen donatie en donateur wordt verwijderd. Het is dan dus niet meer na te gaan wie er heeft gedoneerd, maar er kunnen nog wel analyses worden uitgevoerd op het geanonimiseerde geefgedrag door de jaren heen.  

10. Jouw rechten ten aanzien van persoonsgegevens

De AVG geeft je onder voorwaarden het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren, verwijderen of beperken. Ook kun je soms bezwaar maken of overdracht van jouw persoonsgegevens vragen. Om in dit kader een verzoek aan ons te doen kun je contact met ons opnemen via data-crm@uva.nl. Bij twijfel aan de identiteit, kunnen wij je vragen om je eerst te identificeren. Hieronder lichten we de verschillende rechten kort toe:

Inzage en correctie:

Indien jij wilt weten of wij jouw persoonsgegevens correct verwerken of jouw persoonsgegevens wilt aanpassen, dan kun je contact met ons opnemen voor het inzien of corrigeren van je persoonsgegevens.

Verwijderen:

De AVG biedt onder omstandigheden de mogelijkheid aan om persoonsgegevens te laten wissen. Wij beoordelen of een dergelijk verzoek uit te voeren is.  

Beperken:

Je kunt contact opnemen met ons met een verzoek om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken als jij vindt dat jouw persoonsgegevens onjuist zijn, de verwerking daarvan onrechtmatig is, jij deze nodig hebt voor een rechtsvordering of je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking daarvan.

Bezwaar:

Als wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een algemeen of gerechtvaardigd belang, dan kun je vanwege jouw specifieke redenen bezwaar maken tegen verder gebruik van jouw persoonsgegevens. Je kunt bijvoorbeeld bezwaar maken tegen gecontacteerd worden ten behoeve van fondsenwerving, maar je kunt ook bezwaar maken tegen het ontvangen van de nieuwsbrieven. In de mails die je ontvangt van het AUF staat hoe je dat kunt doen.

11. Vragen of klachten?

Als je vragen hebt over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, dan kun je deze stellen via data-crm@uva.nl. Wij helpen je graag verder.

Wanneer je van mening bent dat jouw persoonsgegevens in strijd met de AVG worden verwerkt, kun je via fg@uva.nl een klacht indienen bij de functionaris gegevensbescherming (FG). De FG is de schakel tussen de UvA en de externe toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens). De FG handelt onafhankelijk, heeft geheimhoudingsplicht en kan over jouw klacht overleg plegen of advies inwinnen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wanneer je het niet eens bent met de klachtenbehandeling door de FG, kun je rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.