Na selectie wordt de student door de coördinator internationalisering genomineerd bij de gastinstelling. Het is aan de partneruniversiteit om de student definitief te accepteren, en ook om de student van praktische informatie te voorzien en te informeren over de procedures rond de aanmelding aan de universiteit, cursusinschrijving en bijvoorbeeld huisvesting.

Let erop dat je na selectie de volgende stappen onderneemt:

• Volg de instructies op voor aanmelding aan de gastuniversiteit;

• Je ontvangt een Online Learning Agrement (OLA) en laat deze goedkeuren door de coördinator internationalisering;

• Dien bij de Examencommissie een verzoek in voor goedkeuring van de vakken;
• Volg eventueel een taalcursus ter voorbereiding op je uitwisseling;
• Volg de instructies van de gastuniversiteit op voor de vakinschrijving en eventueel de aanmelding voor huisvesting;
• Meld je eventueel aan voor andere beursprogramma’s;

• Bezoek voor vertrek de pre-departure bijeenkomst en een workshop van de Central Erasmus Office, speciaal bedoeld voor alle UvA-studenten die in het aankomende semester op uitwisseling gaan binnen het Erasmus+programma.

Wanneer je de vakken die je in het buitenland volgt mee wilt laten tellen voor je verplichte keuzeruimte, dan is het belangrijk dat je de vakken die je gaat volgen aan de gastuniversiteit goedgekeurd worden door de examencommissie van je opleiding. Daarom moet je voor het invullen van de Online Learning Agreement de vakken voorleggen aan de examencommissie. Een verzoek dien je in via de website. Lever bij dit verzoek ook uitgebreide vakinschrijvingen in waar de examencommissie haar besluit op kan baseren.

Wanneer je vakken zijn goedgekeurd door de examencommissie en niet zijn veranderd gedurende je uitwisseling, kun je na afloop van je periode in het buitenland met je originele transcript naar de onderwijsbalie. Daar kunnen je vakken worden ingevoerd in SIS.

Heb je andere vakken gevolgd dan je vooraf had afgesproken? Dien dan een nieuw verzoek in bij de examencommissie voor de nieuwe vakken. In SIS worden geen cijfers geregistreerd voor de vakken behaald in het buitenland maar een AVV (aan verplichtingen voldaan). De titels van in het buitenland gevolgde vakken worden wel opgenomen op de cijferlijst.

Studenten die op een Erasmus+uitwisseling gaan, kunnen in aanmerking komen voor een Erasmus+beurs. Om de uitgaande Erasmus-studenten meer informatie te geven over hun beurs organiseert het Central Erasmus Office voorafgaand aan de uitwisseling een workshop. Tijdens deze workshop kan je alles te weten komen over de beurs. Daarnaast wordt je uiterlijk in juli (semester 1 uitwisselingen) of november (semester 2 uitwisselingen) toegevoegd aan de Canvas pagina van de Central Erasmus Office. Onder het kopje Praktische zaken-Financiën op deze website kun je meer informatie vinden over de Erasmus+beurs en eventuele andere beurzen waar je voor in aanmerking kunt komen.

Vóór vertrek organiseren de international offices van de UvA een gezamenlijke pre-departure bijeenkomst. Tijdens deze bijeenkomst krijgen studenten (praktische) informatie over de uitwisseling en tijdens de aansluitende borrel kunnen studenten kennis maken met andere studenten van de UvA die aan dezelfde universiteit gaan studeren.

Jouw persoonlijke ervaringen als Erasmusstudent zijn erg waardevol in de voorlichting aan de nieuwe lichting Erasmusstudenten! Vind je het leuk om na afloop een testimonial te schrijven over jouw avonturen? Meld je dan bij de coördinator Internationalisering!

In de meeste gevallen organiseert de gastuniversiteit een introductieprogramma voor nieuwe (internationale) studenten. Het is aan te raden om hieraan deel te nemen, zodat je goed voorbereid begint aan je buitenlandse studieverblijf en de mogelijkheid hebt andere (internationale) studenten te ontmoeten. 

Het kan voorkomen dat je bij de start van de uitwisseling er achter komt dat je bepaalde vakken uit jouw Online Learning Agreement (OLA) toch niet kunt volgen en nieuwe vakken moet kiezen. Let er in dat geval op dat je bij de examencommissie opnieuw toestemming aanvraagt. Ook dien je je Learning agreement aan te vullen en opnieuw te laten ondertekenen.

Voor de erkenning van je in het buitenland behaalde cursussen heb je een officieel document nodig van de buitenlandse instelling waarop de behaalde studieresultaten (naam van de cursus, aantal studiepunten en beoordeling) zijn vermeld. In het Engels spreekt men over een transcript (of records). Dit transcript moet zijn vervaardigd op papier van de betreffende universiteit en moet voorzien zijn van een datum en handtekening van de verantwoordelijke persoon.

Alleen originele transcripts worden geaccepteerd als bewijs voor je behaalde resultaten, kopieën niet. Je bent er zelf verantwoordelijk voor om dit transcript te verkrijgen bij de buitenlandse instelling.

Handel zo spoedig mogelijk alle zaken omtrent je beurstoekenning af (lever Erasmusverslag, Learning agreements e.d. in).

Mocht je niet zijn geplaatst voor een uitwisseling, dan kun je je natuurlijk opnieuw aanmelden voor een volgende ronde.